Lên đại học, teen 2K3 cần “nằm lòng” các kỹ năng khi viết email để trở nên chuyên nghiệp

Bắt đầu bước lên giảng đường đại học, email sẽ trở thành bạn đồng hành mỗi sinh viên trong quá trình học tập, tìm kiếm việc làm và cả sau khi ra trường. Sử dụng email trong việc giao tiếp ngày nay được xem là điều bắt buộc. Đối với các bạn tân sinh viên vừa bước lên giảng đường đại học, trước khi được nhà trường cung cấp email có đuôi edu của trường, việc trao đổi thông tin với giảng viên, câu lạc bộ, nhà tuyển dụng hay bạn học phần lớn đề thực hiện thông qua các tài khoản email cá nhân.

Vì vậy, để tạo thiện cảm với người nhận, các teen 2k3 cần lưu ý và sở hữu cho mình kỹ năng soạn email chuyên nghiệp ngay từ những năm đầu ngồi ghế đại học.

1. Tạo một tài khoản email nghiêm túc

Đây là điều đặc biệt quan trọng nhưng lại thường ít được các bạn sinh viên chú ý. Tất nhiên, địa chỉ email như thế nào là quyền riêng tư của mỗi cá nhân. Thế nhưng nếu là trong học tập và công việc lại là một vấn đề khác. Một địa chỉ email “nghiêm túc” sẽ thể hiện sự tôn trọng của bạn với người nhận và hơn nữa là thể hiện nội dung bạn gửi đi không mang tính chất “đùa cợt”, tạo một sự tin tưởng hơn với người đọc.

Chính vì thế, hãy đảm bảo tên email của bạn thể hiện rõ tên của mình. Đừng sử dụng những email “xì tin” với tên của nhân vật hoạt hình hay một hoàng tử công chúa nào đó…

2. Tận dụng chữ ký cá nhân

Sự tin tưởng của thầy cô sẽ tăng lên khi đọc một email kết thúc bằng phần chữ ký rõ ràng cụ thể. Một nội dung chữ ký hoàn hảo sẽ cung cấp những thông tin cơ bản như họ tên, thông tin liên hệ, kèm theo ngành, khoa đang theo học… để giúp người nhận dễ dàng “định vị” bạn là ai và từ đâu đến. Khi tạo chữ ký email chuyên nghiệp, bạn có thể tạo phông chữ, màu sắc, kích cỡ, … khiến chữ ký email chỉn chu và chuyên nghiệp hơn.

3. Viết dòng tiêu đề thu hút sự chú ý

Có thể một ngày giảng viên của bạn sẽ nhận được hàng trăm mail khác nhau. Đôi khi vì bận rộn công việc không có thời gian để đọc hết các mail trong hộp thư đến. Để tránh trường hợp quên, bỏ sót của giáo viên, tốt nhất bạn hãy sử dụng những tiêu đề email ngắn gọn, rõ ràng và đúng trọng tâm để giảng viên nhận biết mục đích gửi mail của bạn là gì. Chẳng hạn, bạn có thể viết là “Câu hỏi về bài tập hiện tại” hay “Luận văn tốt nghiệp”,…

4. Soạn thảo nội dung email chuyên nghiệp

Khi soạn thảo nội dung một email bất kỳ, bạn cần xác định rõ ràng đối tượng người nhận, mục đích gửi mail là gì, nội dung bao gồm những điều nào để đề ra môt “dàn ý” giúp quá trình viết trở nên đơn giản hơn. Một số yêu cầu mà bạn nên nhớ khi soạn thảo một email như: Hãy nhắc giảng viên nhớ bạn là ai, hãy đi thẳng vào vấn đề, bỏ qua các chi tiết không liên quan và trình bày một cách ngắn gọn, thể hiện giọng điệu lịch sự, viết rõ ràng các từ và viết hoa một cách hợp lý...

Ngoài ra, khi đến phần cuối của email thì bạn hãy nhớ gửi một lời cảm ơn, lời chào đến thầy cô của mình, đây là một điều cực kỳ cần thiết để tạo ấn tượng tốt với người nhận. Bạn cũng nên đọc lại email một cách cẩn thận trước khi gửi để kiểm tra kỹ càng những lỗi nhỏ như chính tả, cách câu, thiếu dấu,… Việc kiểm tra lại như vậy sẽ không tốn quá nhiều thời gian nhưng bạn cũng giúp bạn tập thói làm việc cẩn thận, tỉ mỉ đi nhé.

5. Hãy kiểm tra hộp thư sau 1 đến vài ngày gửi thành công

Sau khi gửi thành công email của mình và chắc rằng nó đã đến tay được thầy cô, bạn nên kiểm tra lại hộp thư đến của mình từ 1 – 2 ngày sau khi gửi thành công để xem giáo viên có phản hồi lại hay không. Trong khoảng 1 tuần mà chưa nhận lại được mail thì bạn hãy gửi thêm một mail khác để tránh việc thầy cô quên hoặc nó đã “lạc trôi” đi tận đâu rồi.

Ngay khi nhận được thư phản hồi của thầy cô, tốt nhất bạn nên phản hồi lại hoặc xác nhận việc mình đã nhận được mail để thể hiện sự chuyên nghiệp cũng như tôn trọng với giảng viên của mình.

Ban Biên tập